Artigos

Desafios do gerenciamento de documentos

Algumas dessas situações parece familiar?

Você tem mais planilhas em seus projetos de engenharia do que consegue controlar, especificamente quando as revisões começam a chegar por e-mail ou até pelo Whatsapp.

Seus projetos requerem cooperação e colaboração entre diferentes equipes de diferentes culturas corporativas e que estão em locais diferentes. Você não tem 100% de certeza de que os documentos que você tem utilizado, são as versões mais recentes.

O gerenciamento de documentos e dados para projetos de engenharia não é uma tarefa fácil. Erros aparentemente pequenos podem levar a grandes problemas no futuro.

1. Localizar documentos certos - O armazenamento digital pode criar inúmeros documentos sem desperdiçar papel, por outro lado, se não souber organizar, pode demorar muito pra localizar um documento mais recente ou o documento necessário para o processo.
2. Controle da versão - A consequência de armazenar documentos em lugares diferentes poderá acabar com mais de uma versão. Um simples erro de controle de versão poderá causar muitas horas para refazer um trabalho e atualizar na versão correta. Na pior das hipóteses, o controle de versão ineficaz pode prejudicar muito a reputação profissional da empresa.
3. Gestão de mudanças - É uma tarefa complicada para o gestor, pois saber lidar com mudanças é um fator chave para o o sucesso do projeto. Geralmente mudanças durante o fluxo de trabalho poderá gerar reclamações, discussões, tempo perdido em reuniões e até má reputação.
4. Escalabilidade e flexibilidade - Para organizações que não utilizam software de banco de dados centralizado, mas utiliza uma planilha do Excel, pode ser suficiente para um projeto pequeno, mas poderá ser drástico para projetos mais extensos. Além da escalabilidade, o complexo processo de engenharia exige um alto grau de flexibilidade, por exemplo, os seus clientes podem utilizar diferentes sistemas de automação ou identificar os dispositivos de acordo com o sistema particular da empresa. Nesse caso você precisará adicionar campos ou atributos personalizados aos modelos do cliente. Nesse caso os sistemas de gerenciamento de documentos e dados precisam ser capazes de se adaptar a essas demandas diferenciadas.
5. Colaboração multiusuário - Outro problema que os engenheiros costumam encontrar com o Excel é que várias pessoas não podem editar a mesma planilha ao mesmo tempo. Você pode criar uma pasta de trabalho compartilhada em um servidor de rede e fornecer acesso a várias pessoas, mas surgem conflitos se mais de uma pessoa trabalhar no arquivo ao mesmo tempo. E se alguém exclui uma linha, pode criar problemas para todos os outros ... e para quaisquer fórmulas que dependem desses dados. Este problema não se limita ao Excel. Muitas fases de um projeto de engenharia requerem cooperação entre equipes e disciplinas. Sistemas poderosos de comunicação e colaboração são necessários para gerenciar esse nível de complexidade.
6. Multi bancos de dados - Gerenciar vários bancos de dados pode ser tão desafiador quanto gerenciar vários usuários, especialmente porque esses bancos de dados geralmente precisam se conectar uns com os outros. Alguns sistemas usam bancos de dados diferentes para fiação, instrumentação, P&ID e assim por diante. Mas, como os esquemas finais ainda exigem integração entre esses bancos de dados, o que acontece se as informações dentro deles não se alinham?
7. Backup e segurança - Suas informações de engenharia podem ser exclusivas - para você ou para seus clientes. Portanto, embora você possa ter vários usuários trabalhando em vários sistemas, você precisa ter certeza de que seus dados e documentos estão seguros. Isso significa fazer o backup deles no caso de seus servidores locais travarem, bem como garantir que os dados primários e os backups estejam protegidos contra perda ou roubo.
8. Gerenciamento em todo o ciclo de vida do projeto - O processo de gerenciamento de documentos e dados não começa com o design e termina com a execução. Antes de quaisquer dados serem inseridos e diagramas serem desenhados, existem estimativas, estudos de viabilidade e engenharia de front-end. Após o comissionamento e inicialização, muitas vezes ainda existem projetos de manutenção. Esses diferentes estágios do ciclo de vida do projeto requerem diferentes abordagens de organização e comunicação. Mas todos eles ainda dependem de documentação organizada e um bom gerenciamento de dados.
9. Conformidade com vários padrões - Os padrões garantem que todos que trabalham em um projeto falem a mesma língua. Isso é especialmente importante para desenhos e documentação de engenharia, onde a segurança geralmente está em jogo. Vários órgãos emitem normas para projetos de engenharia
10. Reinventando a roda - Finalmente, depois de concluir um projeto com sucesso, o que acontece com todos os seus bancos de dados e documentação? Você reutiliza seus recursos ou acaba construindo um novo banco de dados para cada projeto? A capacidade de duplicar projetos pode economizar muito tempo, para que você não precise reinventar a roda todas as vezes.

A Solução

A solução é parar de pensar em documentos, dados e diagramas de engenharia como itens separados e, em vez disso, vê-los como peças de um processo transdisciplinar e colaborativo que requer cooperação e comunicação entre muitas pessoas, equipes e sistemas diferentes. Depois de adotar essa nova cultura, você pode se concentrar em encontrar as ferramentas adequadas para otimizar seus processos de engenharia.